Conditions d'utilisation

En accédant au service GateKipas (le « Service ») ou en l'utilisant, exploité par Grace Technology, vous acceptez d'être lié par les présentes Conditions d'utilisation (les « Conditions »). Si vous n'acceptez pas l'ensemble de ces Conditions, vous ne pouvez pas accéder au Service ni l'utiliser. Les présentes Conditions s'appliquent à tous les visiteurs, utilisateurs, propriétaires d'entreprise, employés et toute autre personne qui accède au Service ou l'utilise de quelque manière que ce soit.

GateKipas est une plateforme infonuagique de gestion d'enregistrement des visiteurs et des employés conçue pour les petites et moyennes entreprises. Le Service comprend notamment : l'enregistrement et le départ numériques des visiteurs via un kiosque en libre-service ; le suivi du temps des employés avec un NIP sécurisé à 4 chiffres et une authentification biométrique optionnelle (empreinte digitale/Face ID) via WebAuthn ; les notifications en temps réel aux hôtes par courriel et SMS ; la gestion multi-emplacements pour un maximum de 7 sites ; la gestion des étudiants pour les écoles, garderies et centres de tutorat ; la signature de NDA et d'accords lors de l'enregistrement des visiteurs ; le registre d'évacuation d'urgence affichant tous les visiteurs enregistrés et les employés pointés ; les tableaux de bord d'analytique et de rapports ; la personnalisation de l'image de marque avec logos, thèmes et couleurs d'accent ; les champs personnalisés configurables pour la collecte de données des visiteurs ; et le support bilingue complet en anglais et en français. Une intégration facultative avec le compte WhatsApp Business propre à une entreprise est en préparation. L'intégration WhatsApp et l'envoi de messages ne sont pas actuellement activés.

Pour utiliser le Service, vous devez créer un compte en fournissant des informations exactes et complètes, notamment le nom de votre entreprise, le type d'entreprise, votre nom complet, votre adresse courriel et votre numéro de téléphone. Un seul compte est autorisé par entité commerciale. Vous êtes responsable du maintien de la sécurité et de la confidentialité de vos identifiants de compte, y compris votre mot de passe, ainsi que de toutes les activités effectuées sous votre compte. Vous vous engagez à informer immédiatement Grace Technology de toute utilisation non autorisée de votre compte ou de toute autre atteinte à la sécurité. Vous devez avoir au moins 18 ans pour créer un compte.

GateKipas offre un essai gratuit de 14 jours comprenant jusqu'à 50 enregistrements de visiteurs, 5 employés et 1 champ personnalisé. Aucune carte de crédit n'est requise pour commencer l'essai. Pendant l'essai, les fonctionnalités de gestion des visiteurs, du personnel et de CRM sont disponibles dans ces limites, à l'exception du multi-sites. Les événements ne sont pas inclus dans l'essai et sont proposés séparément. À l'expiration de la période d'essai de 14 jours, votre compte sera suspendu à moins que vous ne souscriviez à un plan payant. Les jours d'essai non utilisés ne sont ni transférables, ni remboursables, ni prolongeables. Les comptes d'essai non convertis en plans payants verront leurs données conservées pendant 30 jours suivant la suspension, après quoi toutes les données seront définitivement supprimées.

GateKipas propose deux plans payants : le plan Starter (visiteurs illimités, jusqu'à 15 employés, 3 champs personnalisés, notifications e-mail et SMS, exports CSV/PDF et image de marque personnalisée) et le plan Pro (visiteurs et employés illimités, champs personnalisés illimités, gestion multi-emplacements jusqu'à 7 sites, exports CSV/PDF, authentification biométrique, analytique, signature de NDA/accords, fonctionnalités d'urgence et gestion des étudiants). Tous les plans incluent la prise en charge du tableau de bord, du kiosque et des notifications en anglais/français. Les clients de Grace Technology paient en FCFA, hors ligne. Il n'y a ni paiement par carte ni prestataire de paiement par carte. Le personnel de GateKipas enregistre chaque paiement sur votre compte, et votre plan est actif pour la période couverte par ce paiement. Vous êtes responsable de payer avant la fin de cette période. Vous pouvez arrêter à tout moment en ne renouvelant pas ou en contactant support@gatekipas.com ; votre accès se poursuit jusqu'à la fin de la période déjà payée. Nous n'offrons pas de remboursements au prorata pour les périodes partielles.

Vous vous engagez à utiliser le Service uniquement à des fins licites et conformément à toutes les lois et réglementations locales, provinciales, nationales et internationales applicables. Il est interdit de : utiliser le Service à des fins illégales ou non autorisées ; stocker des données personnelles sensibles telles que les numéros d'assurance sociale, les dossiers médicaux, les numéros de comptes financiers ou les numéros de pièces d'identité gouvernementales dans les champs personnalisés ou les notes ; partager vos identifiants d'accès au kiosque avec des parties non autorisées ; tenter d'obtenir un accès non autorisé à toute partie du Service, aux comptes d'autres utilisateurs ou aux systèmes informatiques connectés au Service ; interférer avec ou perturber l'intégrité ou les performances du Service ; utiliser le Service pour harceler, abuser ou nuire à autrui ; téléverser des virus, du code malveillant ou toute autre technologie nuisible ; ou effectuer du scraping, de l'exploration de données ou des activités similaires de collecte de données sans consentement écrit exprès. Si la messagerie destinée aux contacts d'une entreprise devient disponible, vous devrez envoyer des messages uniquement aux contacts pour lesquels vous disposez des autorisations requises pour le canal et l'objectif concernés, respecter les désinscriptions et les fenêtres de messagerie applicables, faire approuver le contenu sortant par un utilisateur autorisé de l'entreprise et respecter les conditions et politiques de Meta relatives à WhatsApp Business. GateKipas peut restreindre ou désactiver la messagerie qui ne satisfait pas à ces exigences.

Vous conservez vos droits sur les données gérées par votre entreprise que vous soumettez au Service, notamment les journaux de visiteurs, les dossiers des employés et des étudiants, les accords et les informations commerciales. Grace Technology ne revendique pas la propriété de ces données. Nous les utilisons pour exploiter le Service selon vos instructions et les communiquons à des prestataires de services ou à d'autres destinataires comme indiqué dans notre Politique de confidentialité ; nous n'utilisons pas les dossiers de visiteurs, d'employés ou d'étudiants gérés par les entreprises pour faire la publicité de GateKipas et ne vendons pas de listes de contacts de clients. Les options d'exportation et de conservation varient selon le type de dossier et le forfait. Un administrateur peut demander l'exportation ou la suppression par l'intermédiaire du Service ou à support@gatekipas.com. Les personnes dont les données sont gérées par une entreprise devraient normalement s'adresser d'abord à cette entreprise. Certains dossiers doivent être conservés à des fins légales, de sécurité, de facturation, d'audit, de suppression des envois ou de règlement des litiges. Les données supprimées peuvent subsister temporairement dans les sauvegardes et les journaux jusqu'à leurs cycles normaux de suppression. Consultez notre Politique de confidentialité pour en savoir plus.

Lorsque l'authentification facultative des employés par WebAuthn est proposée, GateKipas conserve les identifiants de justificatifs et les clés publiques pour vérifier la connexion. La reconnaissance de l'empreinte digitale ou du visage, lorsqu'elle est utilisée, se déroule sur l'appareil ou l'authentificateur de l'employé ; GateKipas ne reçoit pas l'empreinte ou l'image faciale brute par ce processus. Les entreprises doivent évaluer les exigences applicables en matière de données biométriques et d'emploi, fournir les avis requis et obtenir toute autorisation nécessaire avant d'activer la fonction. Les employés doivent s'adresser à leur administrateur pour supprimer une inscription ou demander de l'aide.

Les clients du secteur de l'éducation peuvent utiliser les fonctions de gestion des étudiants et saisir des dossiers concernant les étudiants, les tuteurs, les personnes autorisées à les récupérer et d'autres informations connexes. Le client contrôle les informations saisies et les accès attribués à ses utilisateurs. Les écoles et autres clients du secteur de l'éducation doivent évaluer les lois applicables à la confidentialité des étudiants et des enfants, fournir les avis requis, obtenir toute autorisation ou tout consentement nécessaire et éviter les informations sensibles inutiles. L'utilisation de GateKipas ne constitue pas à elle seule une conformité à la FERPA, à la COPPA ou à d'autres exigences légales. Consultez notre Politique de confidentialité pour en savoir plus.

GateKipas offre une fonctionnalité de registre d'évacuation d'urgence sur le plan Pro qui affiche une liste en temps réel de tous les visiteurs actuellement enregistrés et de tous les employés pointés, ainsi que leurs coordonnées et leur emplacement. Cette fonctionnalité est fournie à titre d'aide informationnelle uniquement. GateKipas n'est pas un système certifié de sécurité incendie, un système de sécurité des personnes ni un système de gestion des urgences. L'exactitude du registre d'évacuation dépend de l'enregistrement et du départ corrects des visiteurs et des employés. Vous ne devez pas vous fier uniquement à GateKipas pour les procédures d'évacuation d'urgence et devez maintenir vos propres plans de préparation aux urgences. Grace Technology n'est pas responsable de toute blessure, perte ou dommage résultant de la confiance accordée à la fonctionnalité d'évacuation d'urgence.

Grace Technology peut occasionnellement émettre des codes de coupon offrant un accès gratuit à un plan spécifié pour une durée déterminée. À l'expiration d'un coupon, le compte reviendra automatiquement aux limitations de l'essai gratuit à moins que l'entreprise ne souscrive à un plan payant. Les coupons sont non transférables, n'ont aucune valeur en espèces et ne peuvent pas être combinés avec d'autres offres. Grace Technology se réserve le droit de révoquer tout coupon obtenu ou utilisé de manière frauduleuse et de modifier ou d'interrompre toute offre promotionnelle à tout moment sans préavis.

Les abonnés au plan Pro peuvent gérer jusqu'à 7 emplacements commerciaux à partir d'un seul compte. Chaque emplacement fonctionne de manière indépendante avec son propre kiosque, ses hôtes, son journal de visiteurs, son registre d'employés et ses paramètres. L'administrateur du siège social (emplacement principal) dispose d'une visibilité complète sur tous les emplacements et peut consulter les données agrégées, transférer des employés entre les emplacements et gérer les paramètres des succursales. Le personnel affecté à une succursale ne peut accéder qu'aux données de son propre emplacement. Le nombre maximum d'emplacements par compte sur le plan Pro est de 7. Pour les entreprises nécessitant plus de 7 emplacements, veuillez nous contacter pour discuter des options Enterprise.

En créant un compte GateKipas, vous reconnaissez avoir lu, compris et accepté d'être lié par les présentes Conditions d'utilisation. Lorsque nous apportons des modifications substantielles aux présentes Conditions, vous serez invité à examiner et à accepter les Conditions mises à jour lors de votre prochaine connexion. Si vous n'acceptez pas les Conditions mises à jour, votre accès au Service peut être restreint jusqu'à ce que l'acceptation soit fournie.

Grace Technology vise à maintenir un temps de disponibilité de 99,9 % pour le Service, mais ne garantit pas un fonctionnement ininterrompu ou sans erreur. Le Service peut être temporairement indisponible en raison de maintenance planifiée, de mises à jour du système ou de circonstances indépendantes de notre volonté raisonnable, y compris, sans s'y limiter, les catastrophes naturelles, les pannes de courant et les défaillances de services tiers. Grace Technology n'est pas responsable de toute perte ou dommage résultant de l'indisponibilité du Service.

Le Service est fourni « en l'état » et « tel que disponible » sans garantie d'aucune sorte, expresse ou implicite, y compris, sans s'y limiter, les garanties implicites de qualité marchande, d'adéquation à un usage particulier et de non-contrefaçon. Dans la mesure maximale permise par la loi applicable, Grace Technology ne sera pas responsable de tout dommage indirect, accessoire, spécial, consécutif ou punitif, y compris, sans s'y limiter, la perte de bénéfices, de données, d'utilisation, de clientèle ou d'autres pertes immatérielles, découlant de ou liés à votre accès ou votre utilisation (ou votre incapacité d'accès ou d'utilisation) du Service. La responsabilité totale cumulée de Grace Technology pour toute réclamation découlant des présentes Conditions ou du Service ne dépassera pas le montant total que vous avez versé à Grace Technology au cours des douze (12) mois précédant immédiatement l'événement donnant lieu à la réclamation. GateKipas n'est pas un système de sécurité, un système de contrôle d'accès ni un système de surveillance et ne doit pas être utilisé comme substitut à de tels systèmes.

Grace Technology peut suspendre ou résilier un compte en cas de violation des présentes Conditions, d'activité frauduleuse ou d'utilisation susceptible de nuire aux utilisateurs ou au Service. Vous pouvez arrêter à tout moment en ne renouvelant pas ou en contactant support@gatekipas.com ; votre accès se poursuit jusqu'à la fin de la période déjà payée. Après la fin de votre accès ou la résiliation de votre compte, l'accès et la conservation dépendent du forfait, des dossiers, des paramètres et des obligations légales applicables. Nous pouvons conserver certains dossiers à des fins de sécurité, de facturation, d'audit, de suppression des envois, de règlement des litiges ou pour satisfaire à la loi ; les dossiers supprimés peuvent subsister temporairement dans les sauvegardes ou les journaux jusqu'à leurs cycles normaux de suppression. Demandez une exportation ou une suppression à support@gatekipas.com. Les dispositions qui, par leur nature, doivent survivre à la résiliation, notamment la limitation de responsabilité, la propriété des données et le droit applicable, demeurent en vigueur.

Grace Technology se réserve le droit de modifier les présentes Conditions d'utilisation à tout moment. Pour les modifications substantielles, nous fournirons un préavis d'au moins 30 jours en envoyant un courriel à l'adresse associée à votre compte. Votre utilisation continue du Service après la date d'entrée en vigueur de toute modification constitue votre acceptation des Conditions révisées. Si vous n'acceptez pas les Conditions mises à jour, vous devez cesser d'utiliser le Service avant l'entrée en vigueur des modifications.

Les présentes Conditions d'utilisation sont régies et interprétées conformément aux lois de la République du Cameroun et aux Actes uniformes de l'Organisation pour l'harmonisation en Afrique du droit des affaires (OHADA). Tout litige découlant des présentes Conditions ou du Service ou s'y rapportant sera porté exclusivement devant les juridictions compétentes de Douala (Cameroun), et vous consentez à la compétence de ces juridictions.

Si vous avez des questions, des préoccupations ou des demandes concernant les présentes Conditions d'utilisation, veuillez nous contacter à support@gatekipas.com. Grace Technology est l'entité juridique qui exploite le service GateKipas.