Politique de confidentialité

Grace Technology exploite GateKipas, un service de gestion des visiteurs, du personnel et des activités des entreprises. Cette politique décrit les données personnelles traitées par notre site, nos applications et nos intégrations, leurs usages, leurs destinataires et la manière de nous contacter. Lorsqu'une entreprise utilise GateKipas pour gérer ses visiteurs, employés, élèves ou contacts clients, elle détermine généralement les finalités et les moyens de traitement de ces dossiers ; GateKipas les traite pour fournir le service selon ses instructions. GateKipas est responsable de ses propres activités liées aux comptes, au site, à l'assistance et à la publicité. Les rôles juridiques précis varient selon l'activité et la loi applicable.

Nous recueillons les coordonnées et renseignements des comptes professionnels et administrateurs : nom, courriel, téléphone, entreprise, emplacement, rôle, langue et paramètres. Les clients de Grace Technology paient en FCFA, hors ligne : le personnel de GateKipas enregistre chaque paiement sur votre compte (montant, date, période couverte et référence). Aucun prestataire de paiement par carte n'est utilisé et aucune donnée de carte bancaire n'est recueillie. Nous recueillons les demandes d'assistance et les renseignements que vous fournissez. Notre site enregistre aussi un identifiant de navigateur, les pages et actions consultées, les références et campagnes, des données sur l'appareil et le navigateur, des données réseau approximatives et des horodatages à des fins d'analyse et de sécurité. Lorsqu'il est configuré, Google Analytics reçoit des événements d'utilisation. Si vous acceptez le suivi marketing facultatif, le pixel Meta peut recevoir des visites de pages publiques admissibles et un événement confirmant la création d'une entreprise ; la technologie de Meta peut également recevoir des données standard du navigateur et du réseau. Nous n'ajoutons pas volontairement de noms, courriels, téléphones ou identifiants d'entreprise aux paramètres d'événement du pixel.

Une entreprise peut recueillir dans GateKipas le nom et les coordonnées d'un visiteur, l'hôte, le motif de visite, les heures d'arrivée et de départ, les réponses à ses champs personnalisés, ainsi que les signatures ou accusés de réception. L'entreprise définit ses paramètres de collecte et doit fournir les avis et obtenir les autorisations nécessaires. Certaines données peuvent être exigées pour accéder à ses locaux ; leur fourniture n'est pas toujours facultative. Si l'entreprise active ultérieurement la messagerie CRM, les coordonnées et preuves de permission pourront être traitées selon des contrôles distincts de canal, finalité, emplacement et suppression. L'envoi de ces campagnes est actuellement inactif.

Pour les fonctions concernant le personnel, une entreprise peut saisir les noms, coordonnées, services, horaires, pointages, présences, demandes de congé, renseignements liés à la paie et identifiants ou justificatifs d'authentification. Elle décide de l'utilisation de ces dossiers et des accès attribués par rôle. Nous les traitons pour fournir les fonctions demandées, assurer la sécurité et respecter les obligations applicables. Les employés devraient contacter l'administrateur de leur entreprise au sujet de leurs dossiers professionnels ; GateKipas peut également les aider.

Lorsque l'authentification des employés fondée sur WebAuthn est proposée, GateKipas peut conserver des identifiants de justificatifs et des clés publiques pour vérifier la connexion. La comparaison d'une empreinte ou du visage, si elle est utilisée, se fait sur l'appareil ou l'authentificateur de l'employé ; GateKipas ne reçoit pas l'image biométrique brute issue de cette opération. Les entreprises doivent évaluer leurs obligations d'information et d'autorisation pour cette utilisation. Contactez l'administrateur de l'entreprise pour supprimer une inscription ou demandez-nous de l'aide.

Une école ou un autre client du secteur éducatif peut saisir le nom, la classe ou l'identifiant de l'élève, les coordonnées des responsables et des personnes autorisées à venir le chercher, ainsi que des notes pouvant être sensibles. Le client décide des données saisies et des accès accordés par rôle. Ces données servent au fonctionnement scolaire demandé, et non à la publicité de GateKipas. L'école et GateKipas ont chacun des obligations selon les lois applicables à la vie privée des élèves et des enfants ; l'utilisation du service ne prouve pas à elle seule la conformité à la FERPA, à la COPPA ou à d'autres règles. Les clients devraient éviter les données sensibles inutiles.

Nous traitons les données pour fournir et sécuriser le service ; gérer les visites, le temps de travail, les notifications, les rapports, la facturation, l'assistance et les comptes ; répondre aux demandes ; prévenir les abus ; et respecter la loi. Nous utilisons nos propres analyses du site et, s'il est configuré, Google Analytics pour comprendre son utilisation. Avec un consentement affirmatif au suivi marketing, le pixel Meta mesure les visites de pages publiques admissibles et les inscriptions confirmées de nouvelles entreprises pour la publicité de GateKipas. Il est exclu des tableaux de bord, kiosques et portails des employés. Nous n'utilisons pas les dossiers des visiteurs, employés ou élèves gérés par les entreprises pour faire la publicité de GateKipas. Les campagnes CRM des entreprises constituent une fonction distincte, désactivée par défaut et soumise à des contrôles de permission et d'envoi avant activation. L'intégration Meta WhatsApp, si elle est activée ultérieurement, vérifierait le portefeuille, le compte WhatsApp, le numéro et le statut de l'entreprise ; l'envoi WhatsApp n'est pas actif.

Nous employons des mesures administratives, techniques et organisationnelles destinées à protéger les données, notamment des contrôles d'accès, le chiffrement en transit et au repos fourni par notre infrastructure, une délimitation par rôle et par entreprise, et une surveillance. Des processus de service autorisés peuvent accéder à des données au-delà des permissions d'un utilisateur ordinaire pour accomplir des tâches opérationnelles limitées. Aucun système ne peut être garanti entièrement sûr. Contactez-nous rapidement si vous pensez qu'un accès inapproprié s'est produit.

Nous faisons appel à Supabase pour la base de données et l'authentification, Vercel pour l'hébergement de l'application, Resend pour les courriels, Twilio pour les fonctions SMS et Google Analytics lorsqu'il est configuré. Les paiements à Grace Technology se font en FCFA, hors ligne, et sont enregistrés par le personnel de GateKipas ; aucun prestataire de paiement par carte ne reçoit de données de paiement. Anthropic fournit le modèle d'IA de nos fonctions d'IA. Lorsqu'une fonction s'exécute, nous n'envoyons à Anthropic que ce dont elle a besoin : les Alertes intelligentes et les Analyses IA envoient les noms du personnel et des employés, leurs services, les heures d'arrivée et de départ et les heures travaillées, les noms des hôtes et des sites, et des totaux d'activité ; les fonctions visiteurs (suggestions d'hôte et de motif à la borne et lors d'une préinscription, l'historique des visites dans les notifications aux hôtes, et la barre de recherche des visiteurs) envoient les noms des visiteurs, les motifs et dates de leurs visites passées, les noms des hôtes et le texte de recherche saisi ; le résumé hebdomadaire et les suggestions de configuration envoient le nom, le type et le pays de l'entreprise, les noms des sites et des totaux ; notre formulaire de contact envoie le nom, l'adresse e-mail et le message que vous soumettez ; et nos outils internes envoient le nom, le type et l'offre d'une entreprise, l'adresse e-mail de son administrateur et des totaux d'utilisation lorsque notre équipe examine un compte ou prépare une réponse. Les adresses e-mail et numéros de téléphone des visiteurs ne sont pas envoyés, et nous ne conservons pas de copie du texte envoyé à Anthropic. Avec votre consentement facultatif au suivi marketing, Meta peut recevoir par son pixel des événements limités du site et de conversion, y compris des données de navigateur et de réseau inhérentes à cette technologie. Si une entreprise commence plus tard l'intégration Meta WhatsApp, son représentant autorisé interagit avec Meta et GateKipas vérifie les références et statuts pertinents de l'entreprise, du compte WhatsApp et du numéro. Cette intégration n'active pas l'envoi. Nous pouvons communiquer des données au client professionnel et à ses utilisateurs autorisés, à des conseillers professionnels ou aux autorités lorsque cela est approprié et légal. Nous ne vendons pas de listes de contacts clients. La qualification juridique d'une divulgation analytique comme « partage » ou « vente » dépend de la loi applicable ; les droits d'opposition pertinents figurent ci-dessous.

Nous conservons les données pendant la durée raisonnablement nécessaire au service, aux paramètres choisis par l'entreprise, à la sécurité, aux différends et aux obligations légales. Les délais varient selon le type de dossier. Des contrôles de conservation peuvent être proposés pour certains dossiers de visiteurs ; ils ne régissent pas nécessairement les dossiers des employés, paiements, audits, consentements, suppressions ou obligations de conservation légale. Après suppression des systèmes actifs, des copies peuvent subsister temporairement dans les sauvegardes ou journaux jusqu'à leur cycle normal de suppression ; certaines données peuvent être conservées si la loi ou une mesure de préservation l'exige. Un administrateur peut demander l'exportation ou la suppression des données de son entreprise. Les personnes concernées devraient normalement contacter d'abord cette entreprise. Pour obtenir de l'aide, écrivez à privacy@gatekipas.com.

Un registre d'urgence peut montrer aux utilisateurs autorisés de l'entreprise les visiteurs présents et les employés sur place, ainsi que leurs coordonnées et leur emplacement pertinents. L'entreprise peut l'utiliser ou le communiquer pour répondre à une urgence, selon ses règles et la loi applicable. Le registre provient des dossiers opérationnels ; les exports ou traces connexes peuvent être conservés selon les paramètres et obligations applicables.

Une entreprise peut exploiter plusieurs emplacements. L'accès aux données propres à un emplacement dépend de l'appartenance, du rôle et de la portée de la fonction concernée ; le personnel autorisé du siège peut disposer d'un accès plus étendu selon la configuration. Les dossiers peuvent garder l'emplacement où l'événement a eu lieu même après un transfert. Les entreprises doivent attribuer et réexaminer les accès de leurs utilisateurs.

Nous pouvons envoyer des communications de service et de produit aux contacts des comptes professionnels. Les courriels marketing non essentiels de GateKipas permettent de se désabonner. Les messages distincts envoyés par une entreprise à ses propres contacts seront soumis, après activation, aux contrôles de canal, finalité, emplacement, permission et suppression ; l'envoi de campagnes est actuellement inactif. Nous n'utilisons pas les dossiers des visiteurs, employés ou élèves gérés par les entreprises pour faire la publicité de GateKipas et ne transmettons pas de listes de clients à Meta pour cette intégration du pixel. Vous pouvez refuser ou retirer le suivi facultatif du pixel Meta au moyen du contrôle « Cookies marketing » sur le site public.

Selon votre lieu de résidence et le rôle de GateKipas, vous pouvez avoir le droit d'accéder à vos données, de les corriger, de les supprimer ou de les exporter, ou de vous opposer à certains usages. Pour les dossiers contrôlés par une entreprise cliente, contactez-la d'abord ; nous l'assistons lorsque cela convient. Pour les données de compte, de site ou d'assistance propres à GateKipas, écrivez à privacy@gatekipas.com. Nous pouvons devoir vérifier la demande et conserver des données lorsque la loi le permet ou l'exige. Vous pouvez modifier votre consentement au suivi marketing Meta dans le pied de page du site public et vous désabonner des courriels marketing non essentiels.

Nous utilisons des cookies et un stockage du navigateur nécessaires à l'authentification, à la sécurité et au fonctionnement, ainsi qu'un identifiant de navigateur interne pour les analyses du site. Google Analytics peut aussi se charger lorsqu'il est configuré et utiliser des cookies ou des technologies similaires pour mesurer l'utilisation du site ; il est distinct du contrôle de consentement marketing de Meta. Le pixel Meta facultatif est limité aux pages publiques admissibles et à la conversion lors de la configuration initiale et ne se charge qu'après une acceptation affirmative du suivi marketing. Nous conservons ce choix dans le stockage local du navigateur. Vous pouvez le modifier par le lien « Cookies marketing » du pied de page ; les signaux Global Privacy Control ou Do Not Track désactivent le pixel Meta indépendamment du choix enregistré. Les réglages du navigateur peuvent limiter les cookies, au risque d'affecter certaines fonctions. Nous examinons si des contrôles supplémentaires sont nécessaires pour Google Analytics dans certaines juridictions.

Le site public de GateKipas n'est pas conçu pour être utilisé directement par des enfants de moins de 13 ans. Les clients éducatifs peuvent utiliser des fonctions de gestion des élèves concernant des enfants, sous réserve de leurs obligations respectives et des nôtres selon la loi applicable. Les écoles devraient fournir les avis requis et obtenir l'autorisation ou le consentement approprié avant de saisir des données d'enfants, et ne doivent pas utiliser celles des élèves pour la publicité. Si vous pensez que des données d'un enfant ont été saisies à tort, contactez l'école et privacy@gatekipas.com.

GateKipas exerce ses activités depuis les États-Unis et peut faire appel à des prestataires ou à du personnel dans d'autres pays. Les données peuvent donc être traitées hors du pays où elles ont été recueillies. Lorsque la loi l'exige, nous employons des mesures appropriées pour les transferts internationaux. Écrivez à privacy@gatekipas.com pour obtenir des renseignements sur un transfert précis. L'utilisation du service ne supprime pas les droits prévus par les lois locales sur la vie privée.

Les résidents de Californie peuvent disposer, lorsque la CCPA/CPRA s'applique, de droits d'information, d'accès, de correction et de suppression, ainsi que du droit de connaître l'usage et la divulgation de leurs données et de refuser leur vente ou leur partage à des fins de publicité comportementale intercontextuelle. Nous ne vendons pas de listes de contacts clients. Les divulgations par le pixel Meta pour la publicité de GateKipas peuvent constituer un « partage » selon la loi californienne ; le signal Global Privacy Control désactive le pixel, qui peut également être refusé ou retiré par le contrôle « Cookies marketing ». Pour d'autres demandes, écrivez à privacy@gatekipas.com. Nous vérifierons les demandes et répondrons selon la loi applicable, sans discrimination pour l'exercice d'un droit protégé. Si GateKipas traite les données uniquement pour une entreprise cliente, nous pouvons vous orienter vers elle.

Nous pouvons réviser cette politique lorsque nos pratiques ou les exigences légales changent. Nous publierons ici la nouvelle version et sa date de mise à jour et fournirons un avis supplémentaire ou solliciterons un consentement lorsque la loi l'exige ou lorsqu'un changement important le justifie. Une nouvelle politique ne nous autorise pas à utiliser des données déjà recueillies pour une finalité sensiblement différente sans les avis ou permissions exigés par la loi applicable.

Si vous avez des questions, des préoccupations ou des demandes concernant la présente Politique de confidentialité ou nos pratiques en matière de données, veuillez nous contacter. Pour les demandes relatives à la confidentialité : privacy@gatekipas.com. Pour le support général : support@gatekipas.com. Grace Technology est l'entité juridique qui exploite le service GateKipas.